업무 분해하기
불가능한 업무 자동화는 없다. 하지만 아직은 사람이 해야할 일이 남아있다.
분해의 3단계
① 동사로 쪼개보기
- ❌ "보고서 작성" (명사 → 분해 불가) [불명확]
- ⭕ "수집한다 → 요약한다 → 작성한다" (동사 → 분해 가능)
② 입력/출력 정의
| 동사 | 입력 | 출력 |
|---|---|---|
| 요약한다 | 회의록 5,000자 | 핵심 3줄 |
| 분류한다 | 메일 50통 | 4개 카테고리 |
③ 담당 정하기
- AI 영역: 변환 / 추출 / 생성 (요약, 분류, 작성)
- 사람 영역: 판단 / 평가 / 의사결정
- 자동 영역: 시스템 간 데이터 이동
적용 예시: 주간 보고
| 단계 | 동사 | 담당 |
|---|---|---|
| 1 | 수집 | 자동 |
| 2 | 분류 | AI |
| 3 | 요약 | AI |
| 4 | 평가 | 사람 |
| 5 | 작성 | AI |
| 6 | 검토 | 사람 |
→ 6단계 중 3단계가 AI 영역. 90분 → 25분 단축 가능.
평가, 검토와 같이 아직은 사람이 해야할 일이 남아있다.
AI 지시법
지시문이 명확하면 좋은 결과를 얻을 수 있다.
지시문 4요소
[역할] 너는 누구인가
[맥락] 어떤 상황인가
[작업] 무엇을 해야 하나
[형식] 어떤 모습으로 결과를 내야 하나❌ "회의록 요약해줘"
⭕ "[역할] PM 비서 [맥락] 임원 보고용, 30초 내 읽기 가능 [작업] 결정사항/액션아이템 분리 [형식] 결정은 불릿, 액션은 표(담당자/내용/마감일)"
자주 쓰는 4가지 패턴
| 패턴 | 용도 | 핵심 지시 |
|---|---|---|
| 추출 | 긴 글에서 핵심 뽑기 | "원문에 없는 내용 추가 금지" |
| 분류 | 항목을 카테고리로 | "분류 근거 1줄씩" |
| 변환 | 톤·형식 바꾸기 | "의미 유지, 분량 비슷하게" |
| 생성 | 데이터로 새 글 만들기 | "독자/분량/구조 명시" |
지시문 개선법
한 번에 완벽하게 쓰려 하지 말 것. 대화로 다듬는 게 정석이다. (즉 원하는 내용이 작성될 때 가지는 반복적으로 작업 후 이후에는 Rules를 만들어서 기록해놔라. 그럼 AI가 Rules를 참고해서 작업을 진행한다.)
자동 실행
해당부터는 개발 작업이 필요하다. 노코드도 가능하지만, 개인적으로 개발자 친구 또는 동료에게 업무 자동화를 위한 로직을 알려주고 도와달라고 하는게 마음 편하다. 최근에는 개발 공부를 조금하면, 업무 자동화 쉽게 구현할 수 있다. (개발이 어렵다면 AI 에이전트 돈 내고 사용해도 충분히 좋은 결과를 얻을 수 있다.)
| 구분 | 노코드 | 에이전트 |
|---|---|---|
| 방식 | "A하면 B해라" | "이런 결과 만들어라" |
| 비유 | 레시피대로 요리 | 알아서 요리하는 셰프 |
| 적합 | 절차 고정, 정확성 | 상황 다양, 판단 필요 |
| 도구 | Zapier, Make, n8n | AI 에이전트 도구 |
노코드 워크플로우 예시
[새 메일 도착] ← 트리거
↓
[첨부파일 → 드라이브 저장]
↓
[AI에 요약 시키기]
↓
[슬랙으로 공유]도입 시 주의
- ❌ 모든 걸 자동화 → ⭕ 가장 짜증나는 1-2가지부터
- ❌ 100% 완벽 추구 → ⭕ 80% 자동 + 20% 사람 검토
- ❌ 민감 데이터 무분별 입력 → ⭕ 사내 보안 정책 확인
AI 자동화를 위한 핵심 내용 정리
1. 분해가 먼저, 도구는 나중 업무를 못 쪼개면 어떤 AI를 사용해도 자동화 못합니다.
2. 지시문 4요소 (역할·맥락·작업·형식) 같은 AI라도 지시문에 따라 결과가 천차만별. (즉 사용자 명령에 따라 움직이는게 AI 입니다. 지시문을 명확하게 작성해주세요.)
3. 작게 시작해서 키워라 첫 자동화는 가장 짜증나는 한 가지부터. (가장 짜증나는 한 가지 구현이 어렵다면, 오늘의 환율, 오늘의 날씨 등으로 시작해봐라.)