회의록·보고서·엑셀, 손에 익을 때까지 따라 해보기
"AI 교육은 들었는데, 정작 뭐부터 해야 할지 모르겠다." 이 글은 이런 문제 해결을 위한 실습 가이드입니다.
왜 '문서 업무'부터 시작해야 하는가
AI 도입 교육에서 가장 흔한 실패 패턴이 "AI 좋은 건 알겠는데 내 업무에 어떻게 적용할지 모르겠다" 는 반응입니다. 추상적인 시연만 보고 자리에 돌아가면, 결국 평소 하던 방식대로 일하게 됩니다.
문서 업무가 좋은 출발점인 이유는 세 가지
- 모든 사무직이 문서 작업을 매일 한다, 회의록, 주간 보고, 이메일, 정책서. 직군과 무관한 공통 분모입니다.
- 결과물이 즉시 보인다, "이 보고서가 더 깔끔한가?"는 누구나 5초 안에 판단할 수 있습니다.
- 시간 절감이 체감된다, 회의록 30분 → 5분으로 줄어드는 경험은 학습 동기로 직결됩니다.
따라서 교육 과정은 "AI란" 보다 "내일 회의록부터 써보자" 로 시작하는 편이 효과적입니다.
실습 시나리오와 프롬프트 예시
실습 1. 회의 음성 메모 → 정형 회의록
가장 빠르게 효과를 체감하는 시나리오입니다. 참가자는 평소처럼 회의 중 끄적인 메모(또는 녹음본)를 그대로 AI 입력 또는 첨부합니다. (음성을 첨부 할 수 없으니, 메모했다는 가정하에 아래와 같이 작성해보겠습니다.)
입력 예시 (회의 참가자가 작성한 메모)
아래는 가상 인물
4/28 주간회의 - 김팀장, 박서연, 정민호, 최예진, 나
- Q2 챗봇 도입 킥오프 / FAQ 70 → 80 목표
- PoC 5월 둘째주부터 4주
- 박서연 데이터수집 완료 / 정민호 벤더비교 5/2까지
- 최예진 보안검토 의뢰 회신대기 (지연 우려)
- 개인정보처리방침 업데이트 필요 → 법무 협조
- 다음회의 5/5 화 14시프롬프트
아래 회의 메모를 사내 표준 회의록 양식으로 정리해줘.
구성: ①회의 정보(일시·장소·참석자) ②안건 ③논의사항 ④액션아이템(담당·기한 표) ⑤다음 회의
- 빠진 항목은 "[확인 필요]"로 표시
- 추측해서 채우지 말 것
- 결과는 Word 문서로 만들어줘(작업 시간 5초)
흩어진 업무 정보 → 주간 보고 엑셀
두 번째 실습은 포맷이 정해진 정형 문서 만들기입니다. 회사마다 보고 양식이 다르므로, 참가자는 실제 자기 회사 양식의 빈 템플릿이나 과거 보고서를 1개 가져옵니다.
프롬프트
다음 정보를 우리 팀 주간 업무보고 엑셀로 만들어줘.
[양식 기준]
- 시트 1: 주간 업무보고 (진행 업무 / 차주 계획 / 이슈)
- 시트 2: 월간 KPI 대시보드 (목표·실적·달성률)
[데이터]
(이번 주 진행한 업무 5건을 자유 형식으로 나열)
[조건]
- 진행률은 평균 자동 계산 (수식 사용)
- 상태별로 색상 구분 (완료=초록, 진행중=노랑, 지연=빨강)
- 폰트는 맑은 고딕, 깔끔하게(작업 시간 5초)
운영자 입장에서 미리 알아두면 좋은 함정들입니다.
환각에 대한 면역 훈련
반드시 사용자가 검토해야 됩니다. 존재하지 않는 데이터를 추가하거나, 잘못된 정보를 추가하는 문제가 있습니다.
민감 정보 처리
사내 실데이터를 쓰되, 고객명·계약금액·개인정보는 사전에 가명화하는 가이드라인을 명문화합니다.
참가자 수준 편차
프롬프트를 잘못 작성하면 원하는 문서가 아니라, 전혀 다른 문서가 나오게됩니다. 최근에는 하네스 엔지니어링으로 이러한 문제를 해결하려고 하지만, 참가자 수준 편차가 존재하기 때문에 AI 프롬프트 학습이 필요한 이유입니다.
"내 업무엔 안 맞아요" 반응. 가장 흔한 저항입니다. 이때는 그 자리에서 그 사람의 실제 업무 1건을 같이 시연해 보이는 것이 강의 10분보다 강력합니다. 워크숍 후반 30분을 "각자 업무 1개씩 가져오기" 시간으로 비워두는 것을 추천합니다.
사내 정착을 위한 후속 조치
워크숍 한 번으로 끝나면 한 달 안에 잊힙니다. 정착시키려면 다음 세 가지가 필요합니다.
워크숍에서 잘 동작한 프롬프트를 부서별로 모아 위키나 노션에 정리하면, 신입이 들어와도 바로 표준 작업을 할 수 있습니다.
두 번째는 월 1회 30분 사례 공유 세션입니다. 새로운 기법을 가르치는 것이 아니라, 동료가 실제로 어떻게 쓰고 있는지를 보여주는 자리입니다. 강의보다 동료 사례가 훨씬 빠르게 확산됩니다.
세 번째는 "AI 사용 시 명시" 문화입니다. 보고서에 "본 문서는 AI 도구의 도움을 받아 초안을 작성한 뒤 검토했습니다" 같은 한 줄을 권장하면, 책임 소재가 명확해지면서 오히려 사용 부담이 줄어듭니다.
AI 교육을 "신기한 기술 시연" 으로 끝내지 않으려면, 참가자가 자기 손으로 문서 한 장을 만들어 가지고 자리로 돌아가게 해야 합니다. 회의록 한 장, 보고서 한 장이 손에 잡힐 때 비로소 "이걸로 뭘 할 수 있겠다" 는 감각이 생깁니다.
이 글은 단순 샘플 파일을 활용해 설명드리기 위함입니다. 각 부서의 양식에 맞춰 변형하셔서 사내 표준 템플릿으로 활용하시는게 좋습니다.